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Mit unserem Dokumentenmanagementsystem verfügen Sie über eine effektive, skalierbare Archivierungssoftware, die sich den Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Durch die zentrale Dokumentenverwaltung in der Software für Gebäudereiniger finden Ihre Mitarbeiter schnell die richtigen Dokumente und Sie profitieren von der gesteigerten Produktivität in Ihrem Unternehmen. Vor allem in der Buchhaltung können die Workflows durch intelligentes Dokumentenmanagement enorm optimiert werden.
Unternehmensprozesse leben vom Austausch relevanter Informationen. Werden diese in digitalen Dokumenten festgehalten, können Mitarbeiter wie Gebäudereiniger schnell auf wichtige Unterlagen zugreifen. Dies spielt beispielsweise bei der Lohn- und Finanzbuchhaltung eine wichtige Rolle.
Im Dokumentenmanagement ist die komplette Dokumentenverwaltung aller DIGRAS-Module integriert.
Die Dokumente werden in den Archiven nach Beleggruppe und Belegart abgelegt. Die OCR-Volltexterkennung ermöglicht eine Volltextrecherche im Archiv. Zusätzlich können Dokumente, die in unterschiedlichen Archiven, Beleggruppen und Belegarten liegen, über einen Dokumentenvorgang miteinander verknüpft werden.
Jedes über Word und Excel erstellte Dokument wird mit einem QR-Code versehen. Ihre auf Papier unterschriebenen Belege werden beim Einscannen vollautomatisch erkannt und als neue Releases abgelegt. Aus Digras generierte Arbeitsscheine werden beim einscannen erkannt und automatisch der Ausgangsrechnung angehangen. Diese können Sie direkt digital versenden. Wird ein Stapel von Dokumenten eingescannt, werden die Dokumente getrennt und im Archiv abgelegt. Sie müssen nur noch den Scanner bedienen.
Die Verarbeitung der Belege beginnt mit dem Rechnungseingang, setzt sich fort mit der Bearbeitung und Freizeichnung und endet mit der Zahlung. Dabei unterstützt Sie unser Dokumentenmanagementsystem bei allen Stufen dieser Prozesskette. Bevor Sie die Rechnung zu Gesicht bekommen, wird diese schon aus dem E-Mail-Postfach für Rechnungen in unser DMS importiert und Basisinformationen wie der Lieferant vollautomatisch erkannt. Es wird automatisch ein Workflow gestartet damit der Beleg den richtigen Weg durch Ihr Unternehmen findet. Dabei sehen Sie jederzeit transparent den Bearbeitungsstand des Belegs. Wurde der Workflow durchlaufen, steht der Beleg zur Zahlung bereit. Sie stellen sicher, dass kein Skonto mehr verloren geht.